Какие документы по охране труда должны быть в организации?

Охрана труда представляет собой ключевое звено в системе управления любой организации — вне зависимости от её масштаба или отраслевой направленности. Российское законодательство однозначно возлагает на работодателя обязанность по обеспечению безопасных условий труда и соблюдению всех нормативных требований, направленных на защиту жизни и здоровья сотрудников.

Центральным элементом всей системы охраны труда является правильно оформленная и своевременно обновляемая документация. Именно через документы фиксируются и подтверждаются все мероприятия, предпринимаемые в целях обеспечения производственной безопасности: назначение ответственных лиц, проведение обязательных инструктажей, организация специальной оценки условий труда, обеспечение работников средствами индивидуальной защиты и другие регламентированные действия.

Грамотно оформленные документы не только позволяют избежать штрафов при проверках, но и служат эффективным инструментом управления рисками на рабочем месте. Однако на практике у многих работодателей возникают вопросы: какие документы обязательны, а какие — рекомендованы? Каков минимальный необходимый комплект? Какие изменения нужно учитывать в 2025 году?

В этой статье мы подробно рассмотрим, какие документы по охране труда должны быть в организации, разберём их назначение, структуру и особенности оформления.

В 2025 году оформление и ведение документации по охране труда по-прежнему остаются ключевыми элементами системы обеспечения безопасности на рабочих местах. Эти требования установлены в главе 33 Трудового кодекса Российской Федерации, а также детализированы в ряде подзаконных актов и методических рекомендаций, регулирующих охрану труда.

Наличие актуальной и правильно оформленной документации — это не только формальное соблюдение закона, но и практический инструмент в предупреждении производственных рисков, защите здоровья персонала и минимизации юридических и финансовых последствий для работодателя.

Под документами по охране труда понимается набор регламентирующих, распорядительных и регистрационных материалов, оформленных в установленном порядке и направленных на реализацию требований законодательства в области охраны труда. Это своего рода "скелет" всей системы, позволяющий вести работу по профилактике травматизма, снижению профессиональных рисков и созданию безопасной рабочей среды.

На данный момент, акцент сделан не только на формальное наличие таких документов, но и на их своевременное обновление в соответствии с текущими нормативами, включая новые правила по использованию СИЗ, условия проведения СОУТ и требования к обучению.

Вопросы охраны труда регулируются обширным комплексом нормативных правовых актов, отражающих государственную политику по обеспечению безопасных условий труда и сохранению здоровья работников. Эти документы формируют правовую основу для разработки локальных регламентов и организационных мер внутри компании.

На 2025 год ключевыми источниками информации в данной области остаются следующие законодательные и подзаконные акты:

• Трудовой кодекс Российской Федерации

— Основополагающий правовой документ, в котором охране труда посвящена целая глава (глава 33). В статьях 209, 212, 214 и других зафиксированы обязанности работодателя по обеспечению безопасности, а также права и гарантии работников.

• Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 776н

— Утверждает примерное положение о системе управления охраной труда (СУОТ), которое служит моделью для построения внутренней системы безопасности труда в организации.

• Приказ Минтруда России от 21.03.2019 № 77

— Содержит методические рекомендации, касающиеся оценки эффективности функционирования СУОТ.

• Приказ Минтруда от 28.12.2021 № 926

— Устанавливает рекомендации по выбору методов оценки профессиональных рисков и определяет подходы к снижению их уровня.

• Приказ Минтруда от 31.01.2022 № 37

— Регламентирует рекомендуемую структуру службы охраны труда на предприятии, а также численность её персонала в зависимости от масштабов и характера деятельности организации.

• Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 771н

— Определяет примерный перечень мероприятий, реализуемых работодателем ежегодно для снижения и предотвращения профессиональных рисков.

• Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ

— Закон «О специальной оценке условий труда (СОУТ)» регулирует порядок проведения оценки рабочих мест на предмет вредных и опасных факторов, а также оформления итоговых документов.

• Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464

— Устанавливает порядок обучения работников по охране труда и проверки знаний требований безопасности, включая соответствующие правила и формы контроля.

• Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 772н

— Содержит обязательные требования к разработке, структуре и содержанию локальных правил и инструкций по охране труда, которые оформляются на уровне конкретного предприятия.

• Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 766н

— Утверждает правила обеспечения сотрудников средствами индивидуальной защиты (СИЗ), включая порядок учёта и выдачи, а также перечни обязательных и дополнительных средств.

Хотя ТК РФ и не содержит прямого списка обязательных документов по охране труда, он всё же устанавливает ключевые требования к их содержанию и применению. В частности:

Таким образом, наличие утверждённых правил и инструкций по охране труда является обязательным требованием. Исключение предусмотрено лишь для случаев, когда в организации имеются инструкции, полностью соответствующие правилам, утверждённым Министерством труда. В такой ситуации допустимо отказаться от разработки отдельных внутренних правил (письмо Минтруда от 27.12.2021 № 15-2/ООГ-3549).

Работодателю следует опираться на Приказ Минтруда № 772н, который устанавливает методологию разработки локальных инструкций и правил. В документе описаны обязательные разделы, структура и требования к формулировкам, а также случаи, при которых необходимо пересматривать ранее утверждённые документы.

Всю документацию, необходимую для соблюдения норм охраны труда, можно условно разделить на несколько ключевых категорий:

Эта группа формирует методологическую и административную основу функционирования системы охраны труда в компании. К ней относятся:

Эти документы содержат конкретные нормы, правила и алгоритмы безопасного поведения на рабочих местах.

Для фиксации проведения обязательных инструктажей ведётся специальная учётная документация:

СОУТ проводится с целью выявления вредных и опасных факторов на рабочих местах. По её результатам оформляется ряд обязательных документов:

В зависимости от специфики деятельности организации может потребоваться дополнительная документация — например, при работах на высоте, с повышенной опасностью, в условиях вредного производства или в образовательных и медицинских учреждениях.

Регулярный мониторинг изменений в законодательстве, актуализация локальных актов и чёткое ведение всей документации — ключ к формированию безопасной и законопослушной производственной среды.

Основным документом, регулирующим проведение СОУТ, является Федеральный закон № 426-ФЗ. Он определяет обязанности работодателя по оценке условий на рабочих местах с целью выявления потенциально вредных или опасных факторов.

В рамках реализации этого мероприятия формируются следующие документы:

Порядок проведения медосмотров установлен Приказом Минздрава России № 29н. Он обязывает работодателя обеспечить прохождение предварительных осмотров для определённых категорий работников — до их допуска к работе.

К числу сопроводительных документов относятся:

Процедура инструктажа регламентирована Постановлением Правительства РФ № 2464, которое утверждает правила обучения по охране труда и порядок проверки знаний.

В рамках этого направления организация обязана оформить:

Процедура расследования несчастных случаев на производстве основана на статье 229 Трудового кодекса РФ и детализирована в Приказе Минтруда № 223н.

Необходимые документы включают:

Выдача и контроль за применением СИЗ регламентированы Приказом Минтруда № 766н, который определяет правила и нормы обеспечения сотрудников защитной одеждой и средствами гигиены.

В рамках исполнения этих требований оформляются:

Грамотное и своевременное оформление, регулярная актуализация и надлежащее хранение документации не только минимизируют риски санкций со стороны контролирующих органов, но и формируют устойчивую культуру производственной безопасности. В конечном итоге именно системный подход к ведению документов по охране труда становится основой устойчивого развития предприятия и здоровья его персонала.