Как правильно написать объяснительную записку

Объяснительная записка — это не формальность и не попытка оправдаться, а официальный документ, от которого нередко зависит решение руководства, комиссии или контролирующего органа. Ошибки в формулировках, излишние эмоции или неясная логика могут исказить суть ситуации и сыграть против автора.

Умение грамотно написать объяснительную — это навык делового мышления: точно изложить факты, сохранить нейтральный тон и показать ответственность без самоуничижения. В этой статье разберём, как писать объяснительную чётко, корректно и юридически аккуратно.

как писать объяснительную — Изображение от chatGPT

Практически любое отклонение от установленных правил может стать основанием для требования со стороны работодателя дать письменные пояснения. Причём речь идёт не только о серьёзных проступках — формальным поводом может послужить даже минутное опоздание.

Рабочие ситуации редко развиваются по идеальному сценарию: сотрудник может повредить выданную спецодежду, попасть в дорожное происшествие по пути на смену, отвлечься на срочный личный разговор или оказаться участником конфликта, который был неверно истолкован руководством. Во всех подобных случаях работодатель вправе инициировать оформление объяснительной записки.

Что представляет собой объяснительная записка

Объяснительная записка — это официальный служебный документ, в котором работник излагает обстоятельства произошедшего и поясняет причины своих действий или бездействия. Чаще всего работодатель запрашивает её в рамках подготовки к возможному дисциплинарному взысканию: замечанию, выговору или увольнению.

Трудовое законодательство прямо устанавливает, что без запроса письменных объяснений применять такие меры нельзя. Это закреплено в статье 193 Трудового кодекса РФ.

Основанием для дисциплинарной ответственности служат нарушения трудовой дисциплины и внутренних правил компании. К ним относят, в частности:

опоздания и самовольный уход с рабочего места;
использование рабочего времени для личных дел;
несоблюдение требований охраны труда и техники безопасности;
неисполнение должностных обязанностей;
причинение ущерба имуществу работодателя;
действия, повлёкшие вред клиентам или деловой репутации компании.

Единого перечня проступков, при которых обязательно требуется объяснительная, закон не содержит. Поэтому каждая организация самостоятельно определяет такие случаи в локальных нормативных актах.

Важно учитывать, что объяснительные могут запрашивать не только у непосредственного нарушителя. Если работодатель выясняет обстоятельства инцидента, он вправе потребовать письменные пояснения у сотрудников, ставших свидетелями произошедшего. В результате на практике выделяют два вида объяснительных:

описательные, где работник объясняет собственные действия;
пояснительные, в которых сотрудник описывает ситуацию, связанную с действиями других лиц.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную

С точки зрения закона предоставление объяснительной — это право работника, а не его обязанность. Сотрудник может отказаться от её написания, и в таком случае работодатель оформляет акт об отказе. Однако отсутствие объяснительной не препятствует применению дисциплинарного взыскания — оно лишь лишает работника возможности изложить свою позицию и повлиять на оценку ситуации.

Именно поэтому письменные пояснения чаще всего отвечают интересам самого сотрудника. В объяснительной можно зафиксировать свою версию событий, указать на смягчающие обстоятельства, подтвердить уважительные причины документами. В дальнейшем этот текст будет учитываться при принятии решения и может иметь доказательственное значение — вплоть до использования в суде.

Закон не устанавливает строгую форму запроса объяснительной: он может быть сделан как устно, так и письменно. Однако срок для её предоставления чётко определён — два рабочих дня с момента требования. На практике работодатели предпочитают фиксировать запрос письменно, например по электронной почте, чтобы соблюдение процедуры не вызывало сомнений. Если же требование не было зафиксировано, работник вправе оспорить наложенное взыскание, ссылаясь на нарушение установленного порядка.

Зачем объяснительная действительно нужна

Несмотря на распространённое отношение к объяснительной как к формальности, этот документ имеет юридическую силу и является обязательным элементом дисциплинарной процедуры. В нём сотрудник описывает обстоятельства инцидента, даёт оценку своим действиям и при необходимости приводит аргументы в защиту или подтверждает отсутствие вины.

Объяснительные пишут в нескольких типичных ситуациях:

При нарушении трудовой дисциплины — прогул, опоздание, отказ от командировки, конфликт, употребление алкоголя на рабочем месте, нарушение корпоративных запретов.
При ненадлежащем исполнении обязанностей или причинении ущерба — ошибки в работе, срыв сроков, поломка оборудования, утрата документов, материальные потери.
При нештатных обстоятельствах без вины сотрудника — производственные травмы, форс-мажор, отказ от обучения, дисциплинарные проступки коллег.

В ряде случаев именно грамотно составленная объяснительная позволяет избежать наказания или существенно смягчить его. Она фиксирует позицию работника и становится частью официальных документов работодателя, а при возникновении спора — полноценным доказательством.

Как грамотно составить объяснительную записку

Закон не устанавливает обязательный шаблон объяснительной записки. Это означает, что документ можно оформить в любой удобной форме: написать от руки, набрать на компьютере или использовать внутренний бланк компании, если такой предусмотрен. В организациях с кадровой службой часто существуют готовые образцы — при необходимости их можно запросить. При отсутствии утверждённой формы сотрудник вправе составить объяснительную самостоятельно.

Несмотря на свободный формат, в деловой практике сложился определённый набор обязательных элементов, которые позволяют придать документу юридическую определённость и деловой характер.

Обязательные реквизиты объяснительной

Как правило, объяснительная записка включает:

Адресата — должность, полное имя руководителя и наименование организации.
Сведения об авторе — фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность.
Название документа — «Объяснительная записка».
Основной текст — изложение фактов: что произошло, при каких обстоятельствах, в какое время и по каким причинам.
Дату составления.
Личную подпись работника с расшифровкой.

Поскольку объяснительная может использоваться как доказательство при трудовом споре, к её содержанию стоит относиться особенно внимательно. Текст должен быть нейтральным, точным и сдержанным. Эмоциональные оценки, оправдательный тон, разговорные выражения и тем более нецензурная лексика недопустимы — они только ослабляют позицию сотрудника.

Если имеются документы или иные материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства (медицинские справки, акты, переписка, фотографии, скриншоты), их целесообразно приложить к объяснительной и упомянуть в тексте.

Общая структура объяснительной записки

На практике документ обычно состоит из нескольких логических блоков:

Вводная часть В правом верхнем углу указывают, кому адресована записка, и от кого она составлена: должность и ФИО руководителя, название организации, затем — данные сотрудника.
Название документа По центру строки пишут слово «Объяснительная».
Описательная часть Это ключевой раздел, в котором работник излагает свою версию событий. Здесь важно ответить на вопросы: что произошло, когда и где, какие действия были предприняты, кто ещё участвовал в ситуации. Формулировки должны быть конкретными и проверяемыми.
Мотивировочная часть В этом блоке указывают причины произошедшего. Если сотрудник считает, что вины нет или она минимальна, следует привести аргументы и указать обстоятельства, которые это подтверждают.
Дополнительные сведения При необходимости можно описать последствия инцидента. Если негативных последствий не возникло либо они были оперативно устранены, это может быть расценено как смягчающее обстоятельство.
Заключительная часть В конце ставят дату, при желании указывают место составления документа, расписываются и приводят расшифровку подписи.
Приложения и доказательства К объяснительной можно и нужно прикладывать любые материалы, подтверждающие позицию сотрудника. Это могут быть официальные документы, справки, акты, а также ссылки на свидетелей, которые могут подтвердить изложенные факты. При этом работник не обязан предоставлять доказательства собственной вины — только те сведения, которые работают в его интересах.

Как писать объяснительную эффективно

Чтобы документ действительно помог, стоит придерживаться нескольких принципов:

Краткость и точность — руководству важно быстро понять суть ситуации, а не читать объёмные рассуждения.
Отсутствие лишних деталей — не стоит упоминать факты, которые могут быть истолкованы против вас и не относятся напрямую к делу.
Ответственность в формулировках — если вина есть, лучше признать её без перекладывания ответственности на коллег.
Грамотность и аккуратность — ошибки, исправления и небрежный вид создают впечатление несерьёзного отношения.
Подтверждение слов — любые утверждения желательно подкреплять доказательствами.

⏳ Уважительные причины отсутствия на работе — это ситуации, при которых работник временно не может выполнять свои трудовые обязанности по объективным причинам. К таким причинам относятся болезнь, семейные обстоятельства, выполнение государственных обязанностей и другие ситуации, подтвержденные документально. Понимание и соблюдение правил позволяет работодателю и сотруднику сохранять доверие и обеспечивает справедливое отношение к каждому работнику.

📝 Подробнее об уважительных причинах отсутствия

Отказ от написания объяснительной

Сотрудник вправе отказаться от составления объяснительной записки. В таком случае работодатель оформляет акт об отказе в присутствии комиссии. Формально это не мешает применить дисциплинарное взыскание, но на практике отказ почти всегда ухудшает положение работника: лишает его возможности зафиксировать свою позицию и осложняет дальнейшее оспаривание решения.

Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности

Объяснительная записка — не просто внутренний документ компании, а полноценный юридически значимый текст. В ряде случаев именно она становится ключевым доказательством при разрешении трудового спора в суде. Поэтому соблюдение установленной процедуры важно не только для работника, но и для работодателя: любое отклонение от порядка может привести к признанию взыскания незаконным.

Если сотрудник решит оспаривать наказание, суд будет оценивать не только сам факт нарушения, но и то, насколько корректно работодатель действовал на каждом этапе. Именно поэтому добросовестный работодатель заинтересован в том, чтобы своевременно и правильно запросить объяснительную.

Пошаговый порядок действий работодателя

Рассмотрим типовой алгоритм на примере. Допустим, сотрудница без уважительных причин не вышла на работу и появилась на следующий день, не объясняя случившееся.

Шаг 1. Фиксация нарушения Первое, что обязан сделать работодатель, — документально зафиксировать сам факт проступка. Для этого составляется акт или служебная записка, в которой указывают дату, время, суть нарушения и лиц, имеющих отношение к ситуации. Этот документ подтверждает, что нарушение действительно имело место.
Шаг 2. Официальное требование объяснений После фиксации проступка работодатель должен письменно потребовать от сотрудника дать объяснения. Как правило, это оформляется отдельным приказом или уведомлением, с которым работника знакомят под подпись. Принципиально важно, чтобы требование было зафиксировано документально. Устная просьба не имеет доказательной силы: сотрудник впоследствии может заявить, что объяснительную у него никто не запрашивал. Сообщения в мессенджерах также не считаются надёжным способом уведомления — контролирующие органы указывают, что телефоном может пользоваться третье лицо. Если работник отсутствует, уведомление допустимо направить по почте или вручить лично по месту проживания.
Шаг 3. Предоставление времени на объяснения Сотруднику предоставляется минимум два рабочих дня для подготовки объяснительной. Этот срок отсчитывается со следующего рабочего дня после вручения требования. В это время работник вправе ознакомиться с должностными инструкциями, проанализировать ситуацию и при необходимости получить юридическую консультацию. Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, течение срока приостанавливается. Требовать объяснений в период временной нетрудоспособности или отзывать работника из отпуска работодатель не вправе.
Шаг 4. Фиксация отказа от объяснений Если по истечении двух рабочих дней сотрудник так и не предоставил письменные пояснения, работодатель оформляет акт об отказе. Этот документ также подлежит ознакомлению работника под подпись. Сам отказ не препятствует дальнейшему применению дисциплинарных мер, но должен быть надлежащим образом зафиксирован.
Шаг 5. Принятие решения о взыскании Получив объяснительную либо зафиксировав отказ от неё, работодатель оценивает ситуацию и принимает решение: применять дисциплинарное взыскание или отказаться от него. Приказ о взыскании должен быть издан не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Дни отпуска и больничного сотрудника в этот срок не включаются.

Если установленный срок пропущен, работодатель утрачивает право на наказание. Например, нельзя уволить сотрудника за прогул спустя несколько месяцев после выявления нарушения.

Важные процессуальные правила

Работодатель обязан запросить объяснения у сотрудника — без этого взыскание считается незаконным.
За одно дисциплинарное нарушение может быть применено только одно взыскание.
Нельзя «накапливать» акты и объяснительные, чтобы использовать их позднее как основание для увольнения. Если в течение месяца взыскание не было применено, считается, что работодатель своим правом не воспользовался.
Отказ от объяснительной не освобождает от ответственности, но лишает работника возможности изложить свою позицию и часто ухудшает его положение при дальнейшем споре.

Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности — это строгая последовательность действий, а не формальность. Любое нарушение порядка может сыграть против работодателя, а грамотно оформленная объяснительная — в пользу работника. Именно поэтому обе стороны заинтересованы в соблюдении закона: одна — чтобы наказание устояло, другая — чтобы при необходимости его можно было оспорить.

🔹 Часто задаваемые вопросы

❓1. Обязан ли работодатель всегда требовать объяснительную перед наказанием?

Да. Без запроса письменных объяснений дисциплинарное взыскание считается нарушением процедуры. Даже если проступок очевиден, отсутствие объяснительной или отказа от дачи объяснений может привести к отмене наказания.

❓2. Можно ли написать объяснительную так, чтобы избежать взыскания?

Да, в ряде случаев. Если указать уважительные причины, подтвердить их документами и показать, что нарушение не повлекло серьёзных последствий, работодатель вправе отказаться от наказания или ограничиться устным замечанием.

❓3. Что будет, если в объяснительной признать свою вину?

Признание вины само по себе не ухудшает положение работника. Напротив, объективное и спокойное изложение обстоятельств часто воспринимается положительно и может повлиять на выбор более мягкой меры.

❓4. Можно ли переписать или отозвать объяснительную после сдачи?

Формально — нет. После передачи объяснительная становится частью внутреннего документооборота. Однако работник вправе подать дополнительное пояснение, если появились новые обстоятельства или документы.

❓5. Используется ли объяснительная против работника в будущем?

Сама по себе — нет. Но если на её основании было вынесено взыскание, информация может учитываться при повторных нарушениях в течение срока действия дисциплинарного наказания. При отсутствии взыскания объяснительная обычно не имеет последствий.