Офисное пространство не ассоциируется с повышенной опасностью, как, например, производственные цеха или строительные площадки. Тем не менее, соблюдение требований охраны труда (ОТ) остается обязательным и для административных сотрудников. Пренебрежение этими нормами может повлечь за собой существенные штрафы, достигающие десятков и даже сотен тысяч рублей. Чтобы избежать подобных последствий, работодателю необходимо разработать и внедрить базовый комплект документов, регулирующих охрану труда в офисе.

Изображение от freepik

Обязательная документация по охране труда для офисных сотрудников

Во время проверки Государственная инспекция труда (ГИТ) может потребовать подтверждение того, что на предприятии организована система охраны труда. Среди основных документов, которые могут быть запрошены, выделяются:

Положение по охране труда. Этот документ формирует внутреннюю нормативную базу, адаптируя федеральные и отраслевые требования под специфику деятельности компании.
Инструкции по охране труда. Разрабатываются для различных категорий работников с учетом специфики их обязанностей и рабочих процессов.
Журналы и учетные формы. В них фиксируются результаты инструктажей, медицинских осмотров, проверок знаний и других мероприятий по ОТ.
Программы обучения и протоколы проверки знаний. Эти документы подтверждают, что сотрудники прошли необходимую подготовку и ознакомлены с мерами безопасности.
Приказы и распоряжения. Они касаются назначения ответственных лиц, организации инструктажей и проведения повторных инструктажей на рабочих местах.

Особенности разработки инструкций по охране труда

При создании инструкций по охране труда для офисных работников следует учитывать все потенциальные риски, связанные с их деятельностью. Документы должны охватывать:

Профилактику профессиональных заболеваний. Включает рекомендации по организации рабочего места, соблюдению эргономики, профилактике нарушений опорно-двигательного аппарата и зрительного напряжения.
Предупреждение травматизма. Рассматривает аспекты безопасного использования офисной техники, передвижения по помещениям, обращения с электрическими приборами и канцелярскими принадлежностями.
Оказание первой помощи. В инструкции следует отразить основные правила оказания доврачебной помощи при несчастных случаях.

Создание системы управления охраной труда (СУОТ) в офисных условиях — важная задача, даже если рабочая среда не связана с производственными рисками. Комплексный подход, включающий разработку документов и назначение ответственных лиц, поможет минимизировать потенциальные опасности и соблюсти законодательные требования. Рассмотрим последовательные этапы формирования такой системы.

Разработка положения по охране труда

Каждому работодателю предписано создать и утвердить локальное положение по охране труда, как предусмотрено статьями 214 и 217 ТК РФ. С 1 марта 2022 года этот процесс осуществляется в соответствии с Примерным положением, утвержденным приказом Минтруда России № 776н. Документ адаптируется под специфику организации, после чего утверждается приказом и доводится до сведения сотрудников. Ознакомление фиксируется подписями в специальном журнале.

Назначение ответственного за охрану труда

В организациях с численностью более 50 человек создается специализированная служба или вводится должность специалиста по охране труда. В небольших офисах, где риски минимальны, обязанности по охране труда могут быть возложены на кадрового работника или административного сотрудника. Назначение ответственного лица производится путем издания приказа.

Разработка и утверждение инструкций по охране труда

Инструкции по охране труда формируются с учетом должностных обязанностей сотрудников и специфики рабочего процесса. Основой для их составления служат типовые инструкции, утвержденные Минтрудом, а также техническая документация оборудования. Инструкции охватывают:

Правила безопасного использования оргтехники;
Организацию рабочего места для предотвращения профессиональных заболеваний;
Меры по профилактике несчастных случаев и оказанию первой помощи.

Ответственный за охрану труда составляет перечень должностей, для которых обязательны инструкции, и разрабатывает их содержание.

Скачать образец "Инструкция по охране труда для работников офиса"

Организация медицинских осмотров

Согласно приказу Минздрава № 29н от 28.01.2021, офисные сотрудники, работающие за компьютерами, освобождены от обязательных медосмотров. Однако при наличии вредных или опасных условий труда, подтвержденных результатами спецоценки, или при работе в отраслях с особыми требованиями (медицина, пищевая промышленность и др.) медосмотр остается необходимым.

Проведение инструктажей по охране труда

Обучение работников проводится в соответствии с постановлением Правительства № 2464 от 24.12.2021. Вводный инструктаж обязателен для всех сотрудников, а от первичного инструктажа на рабочем месте офисные работники могут быть освобождены при соблюдении следующих условий:

Использование только офисной оргтехники;
Применение бытовой техники вне производственного процесса;
Отсутствие потенциально опасных факторов;
Соответствие условий труда нормам по результатам спецоценки.

Программы инструктажей включают информацию о безопасных методах работы и правилах оказания первой помощи. Работодатель назначает лиц, ответственных за обучение, которые должны пройти соответствующую подготовку и аттестацию в аккредитованной организации.

Процедуры охраны труда для офисных сотрудников

Организация рабочих мест

Рабочие места в офисе должны быть расположены так, чтобы обеспечивалась безопасная эвакуация при чрезвычайных ситуациях (п. 20 Приказа Минтруда № 774н). Соблюдение требований к эргономике и безопасности также закреплено в СанПиН 1.2.3685-21 и СП 2.2.3670-20.

СП 2.2.3670-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям труда».
СанПиН 1.2.3685-21 "Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания"

Основные рекомендации:

Оборудуйте рабочие зоны так, чтобы сотрудники могли свободно передвигаться и при необходимости быстро покинуть помещение.
Расположите компьютеры и оргтехнику с учётом оптимального расстояния между ними, рекомендованного в прежних СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 — 1,2 м между мониторами и 2 м между рабочими местами.

Почему желательно использовать предыдущий СанПин? Так как в нынешним СП 2.2.3670-20, XXII. Требования к организации работ с персональными электронными вычислительными
машинами и копировально-множительной техникой

Данные требования не распространяются на эксплуатацию:
бытовых телевизоров;
телевизионных игровых приставок;
средств визуального отображения информации микроконтроллеров, встроенных в технологическое оборудование;
персональных электронных вычислительных машин (персональные компьютеры) транспортных средств.

Выбор мебели для офиса

Рабочие столы и кресла должны быть регулируемыми по высоте для обеспечения комфортной работы. Применяйте следующие нормы (п. 7 Приказа Минтруда № 774н):

Высота пространства для ног — минимум 600 мм;
Глубина — не менее 450 мм на уровне колен и 600 мм у ступней;
Ширина — минимум 500 мм.

Приказ Минтруда РФ от 29.10.2021 N 774Н "Об утверждении общих требований к организации безопасного рабочего места"

Микроклимат и освещение

Оптимальная температура для офисных помещений составляет 22–24 °C зимой и 23–25 °C летом (СанПиН 1.2.3685-21). Рекомендуется использовать системы приточно-вытяжной вентиляции или кондиционеры для поддержания комфортных условий.

Освещённость на рабочих местах должна быть не менее 200 лк (ГОСТ Р 55710-2013). В коридорах допускается освещённость от 100 лк, но выходы и входы требуют дополнительного освещения.

ГОСТ Р 55710-2013 Освещение рабочих мест внутри зданий. Нормы и методы измерений

Организация перерывов при работе за компьютером

Законодательство не устанавливает строгих требований к продолжительности и частоте перерывов при работе за компьютером. Работодатель может закрепить порядок их проведения в локальных актах. Оптимальная практика — пятиминутные перерывы каждые два часа работы. Это поможет снизить утомляемость и напряжение глаз.

Рекомендуется включить в рабочий график физические упражнения или разминку, согласно Методическим рекомендациям Роспотребнадзора № МР 2.2.9.2311-07. Перерывы для отдыха от компьютера должны предоставляться отдельно от обеденного перерыва (ст. 108, 109 ТК РФ).

Размещение знаков безопасности

Знаки безопасности должны быть видны с каждого рабочего места (п. 11 Приказа Минтруда № 774н). Это обеспечит быструю ориентацию сотрудников в случае возникновения нештатных ситуаций.