Штатная расстановка: ключевой документ для контроля реального кадрового состава

Штатная расстановка не относится к числу обязательных кадровых документов и не упоминается напрямую в требованиях трудового законодательства. Отсутствие этого документа не влечет для работодателя каких-либо санкций.

Тем не менее на практике многие организации сознательно внедряют и регулярно ведут штатную расстановку, поскольку она дает целостное и наглядное представление о реальной укомплектованности персоналом и существенно упрощает работу с кадрами.

Суть и назначение штатной расстановки

Штатная расстановка (ее также называют штатным списком или штатным замещением) — это внутренний кадровый документ, формируемый на базе утвержденного штатного расписания. Если штатное расписание отражает плановую структуру и численность работников, то штатная расстановка фиксирует фактическое положение дел на конкретную дату: какие должности действительно заняты, кем именно и на каких условиях.

В документе отображаются не только предусмотренные штатным расписанием позиции, но и персональные данные работников, занимающих эти позиции, а также особенности их оплаты труда. Благодаря этому кадровая служба получает инструмент оперативного контроля над занятыми и вакантными единицами, включая случаи неполной занятости, внутреннего или внешнего совместительства.

Форма и состав документа

Законодательством не установлены ни унифицированный бланк штатной расстановки, ни обязательные правила ее оформления. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа и использовать ее без утверждения отдельным приказом.

На практике в качестве основы чаще всего применяется форма Т-3 штатного расписания, которая дополняется дополнительными графами, позволяющими учитывать персональные сведения.

Как правило, штатная расстановка включает следующие данные:

структурные подразделения организации;
перечень должностей в разрезе подразделений;
количество штатных единиц по каждой должности;
фамилии, имена и отчества работников, фактически занимающих должности;
размеры окладов, тарифных ставок, индивидуальных надбавок и доплат;
примечания (например, работа по совместительству, нахождение в отпуске по уходу за ребенком, временное замещение).

По усмотрению работодателя документ может быть дополнен сведениями об образовании, стаже работы, льготном статусе, наличии детей и другими показателями, необходимыми для управленческого или аналитического учета.

Практическая ценность штатной расстановки

Основная задача штатной расстановки — выявление и учет вакантных позиций, а также анализ фактической загрузки утвержденных штатных единиц. Однако ее функциональность значительно шире. Документ позволяет:

отслеживать кадровую текучесть и динамику замещаемости должностей;
оценивать потребность в дополнительном персонале;
анализировать распределение фонда оплаты труда;
учитывать работников отдельных категорий (пенсионеров, инвалидов, совместителей);
оперативно подбирать кандидатов на освободившиеся должности из числа действующих сотрудников.

Отличия от штатного расписания

Несмотря на внешнее сходство, штатная расстановка и штатное расписание выполняют разные функции. Штатное расписание — обязательный документ, утверждаемый руководителем, который определяет структуру компании, перечень должностей, численность работников и размеры окладов без указания конкретных лиц. Оно носит обезличенный и плановый характер.

📊 Штатное расписание организации — это не просто список сотрудников, а стратегический инструмент управления персоналом. Оно отражает структуру компании, численность отделов, должностные обязанности и уровни ответственности. Правильно составленное штатное расписание помогает оптимизировать расходы на персонал, планировать рост компании и обеспечивать прозрачность внутри организации.

📝 Узнать подробнее о штатном расписании

Штатная расстановка, напротив, ориентирована на фактическое состояние персонала. Она содержит персональные данные работников, отражает реальное замещение штатных единиц и может обновляться каждый раз при кадровых изменениях. Документ имеет информационно-служебное назначение и используется исключительно внутри организации.

Показатель	Штатное расписание	Штатная расстановка
Обязательность для работодателя	Обязательно согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ	Не является обязательным документом
Стандартизированная форма	Рекомендуется использовать форму Т-3, но не обязательно	Формализованной формы нет
Характер информации	Содержит обобщённые данные	Содержит индивидуальные сведения о сотрудниках
Персональные сведения	Присутствуют только у подписантов	Включает полные данные каждого сотрудника
Отражение зарплаты	Показываются только базовые оклады или тарифы	Указываются оклады, ставки и дополнительные выплаты
Учет вакансий	Информация о вакансиях отсутствует	Отмечаются как занятые, так и свободные позиции
Процедура утверждения	Требует приказа руководителя	Приказ не обязателен
Периодичность обновления	Обычно пересматривается раз в год или по распоряжению	Обновляется при каждом изменении фактической информации

Кто и как ведет документ

Как правило, ответственность за составление и актуализацию штатной расстановки возлагается на специалиста по кадрам, поскольку именно он располагает полной информацией о приеме, переводах и увольнениях сотрудников. В небольших компаниях эту функцию нередко выполняет бухгалтер или иное уполномоченное лицо.

Документ может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Электронный формат считается более удобным, поскольку позволяет быстро вносить изменения, формировать отчеты и анализировать кадровую ситуацию без дополнительных затрат времени.

Штатная расстановка представляет собой гибкий и информативный инструмент кадрового учета, который, несмотря на необязательный статус, позволяет работодателю видеть реальную картину использования трудовых ресурсов и принимать обоснованные управленческие решения.

🔹 Часто задаваемые вопросы о штатной расстановке

📄1. Обязана ли организация вести штатную расстановку?

Нет, ведение штатной расстановки не является обязанностью работодателя. Этот документ не закреплён в трудовом законодательстве и используется исключительно по инициативе компании для внутреннего кадрового учета.

👥2. В чем практическая польза штатной расстановки для работодателя?

Штатная расстановка позволяет видеть реальную картину занятости должностей, быстро выявлять вакансии, анализировать фактическую нагрузку на персонал и принимать обоснованные управленческие решения без обращения к разрозненным кадровым данным.

📊3. Чем штатная расстановка принципиально отличается от штатного расписания?

Штатное расписание отражает плановую структуру и численность персонала без указания конкретных работников. Штатная расстановка фиксирует фактическое замещение должностей с указанием сотрудников, их занятости и индивидуальных условий оплаты труда.

⚖️4. Как часто необходимо обновлять штатную расстановку?

Документ актуализируется по мере кадровых изменений: при приеме, увольнении, переводе сотрудников, изменении условий оплаты или статуса занятости. Жесткой периодичности обновления не установлено.

🧾5. Можно ли использовать штатную расстановку для отчетности и анализа?

Да, документ часто применяется для внутренней аналитики, подготовки управленческих отчетов, оценки фонда оплаты труда и планирования кадровых потребностей, однако он не предназначен для обязательного представления в контролирующие органы.