Охрана труда

Командировка внештатного сотрудника

Отправка сотрудников в командировку — стандартная практика для большинства организаций, однако для внештатных (или контрактных) работников процесс имеет свои особенности. Внештатники, как правило, работают по гражданско-правовым договорам и не имеют постоянной трудовой связи с работодателем. Это порождает вопросы относительно того, как правильно оформить командировку, какие выплаты должны быть произведены и как распределяются обязательства между работодателем и внештатным сотрудником.

В данной статье мы рассмотрим основные нюансы командировок для внештатных работников, особенности оформления, оплаты и компенсаций, а также ключевые аспекты, которые работодатели должны учитывать при их отправке в командировку.
Изображение от gpointstudio на Freepik

Отправка в командировку или служебную поездку: различия для штатных и внештатных сотрудников

Работодатель может отправить в деловую поездку как штатного, так и внештатного сотрудника, но процесс оформления таких поездок имеет свои особенности в зависимости от типа трудовых отношений. Для штатных сотрудников оформляется командировка, а для исполнителей на условиях гражданско-правового договора — служебная поездка.

В чём отличие командировки и служебной поездки?

По сути, командировка и служебная поездка — это рабочая поездка сотрудника, организованная по требованию работодателя. Однако основное различие заключается в типе договора, заключённого с исполнителем.

  • Штатный сотрудник — это работник, с которым заключён трудовой договор. Для такого сотрудника работодатель оформляет командировку, соблюдая все требования трудового законодательства.
  • Внештатный исполнитель — это сотрудник, нанятый для выполнения временных работ по гражданско-правовому договору (ГПД или ГПХ). Это может быть договор подряда или договор возмездного оказания услуг. Для такого сотрудника оформление командировки не предусмотрено, вместо этого оформляется служебная поездка.

Данное различие влияет на оформление документов, порядок расчёта вознаграждения, налоги и страховые взносы, которые должен уплачивать работодатель.


Для внештатных сотрудников работодатели оформляют служебную поездку, а не командировку. Важно понимать, что внештатные сотрудники не являются сотрудниками компании в полном смысле этого слова, а выступают в качестве исполнителей по гражданско-правовому договору. Их трудовые отношения с работодателем регулируются нормами Гражданского кодекса РФ, а не Трудового кодекса.
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.12.2024)

  • ТК РФ Статья 166. Понятие служебной командировки
  • ТК РФ Статья 287 ч.2 . Гарантии и компенсации лицам, работающим по совместительству
  • ТК РФ Статья 11 ч.8. Действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023) "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки")
  • Письмо Минфина России от 19.12.2006 № 03-03-04/1/844

Оформление командировочных расходов для внештатных сотрудников: правила и рекомендации

В случае, если организация направляет внештатного сотрудника в командировку, она обязана компенсировать расходы на проживание, питание и другие дополнительные расходы, которые могут возникнуть в процессе выполнения трудовых обязательств. Эти расходы прописываются в гражданско-правовом договоре (ГПД) как возмещение затрат, понесённых исполнителем в ходе выполнения услуг. Важно отметить, что это не трудовой договор, а соглашение, заключённое между заказчиком и исполнителем.

Условия сотрудничества: договорённости и оформление

Перед тем как направить внештатного сотрудника в командировку, необходимо обсудить и зафиксировать все условия сотрудничества. Все договорённости должны быть включены в гражданско-правовой договор, который оформляется заранее. В нем следует указать все пункты, касающиеся компенсации расходов, а также условия выплаты вознаграждения. Это обеспечит ясность и предотвратит возможные недоразумения в процессе выполнения работы и по её завершению.

Оформление гражданско-правового договора

Как правило, гражданско-правовой договор оформляется до того, как будет принято окончательное решение о командировке, и в нем прописываются все ключевые моменты, включая:
  • Суммы компенсаций, которые организация обязуется выплатить исполнителю после завершения поездки.
  • Возмещение расходов, таких как проживание, питание, транспорт, а также другие необходимые траты, связанные с командировкой.
Этот процесс должен соответствовать Гражданскому кодексу РФ, в частности статье 709, которая регулирует порядок и условия выплат, включая компенсацию расходов на питание и проживание.

Условия предоплаты и возможные недоразумения

Перед тем как заключить договор, важно заранее обсудить с исполнителем, какие именно расходы будут покрываться, и какой размер компенсации будет предоставлен. Одним из возможных вариантов является предоплата части расходов, чтобы избежать недоразумений. Например, иногда работодатель предполагает, что внештатный сотрудник остановится в недорогой гостинице, в то время как сам исполнитель может планировать проживание в более дорогом жилье.
Для того чтобы избежать таких ситуаций, все расходы, связанные с командировкой, необходимо заранее обсудить и согласовать, а также зафиксировать в договоре. Это поможет обеим сторонам избежать конфликтов и недовольства в процессе исполнения обязательств.

Сотрудничество с предоплатой

При заключении гражданско-правового договора важно указать:
  • Аренду жилья (например, гостиница или аренда квартиры).
  • Транспортные расходы (перелёты, такси, общественный транспорт и т. д.).
  • Питание (компенсация на питание или обеспечение питания в пути).
  • Вознаграждение за выполненную работу (размер оплаты за выполнение поставленных задач).
Включение этих пунктов в договор позволяет заранее понять все условия сотрудничества, что поможет избежать недоразумений и обеспечит выполнение договорных обязательств в полном объёме.
Таким образом, оформление гражданско-правового договора с обязательным указанием всех расходов и компенсаций — это ключевая составляющая правильной организации командировки для внештатного сотрудника.

Нужно ли платить страховые взносы при командировке внештатного сотрудника?

Да, работодателю необходимо платить страховые взносы, но только в случае, если компенсация за командировочные расходы включена в вознаграждение исполнителя. При этом обязанность уплаты страховых взносов зависит от статуса исполнителя: является ли он индивидуальным предпринимателем (ИП), самозанятым или физическим лицом без регистрации ИП и самозанятости.
При начислении страховых взносов по гражданско-правовому договору (ГПД) необходимо учитывать как порядок компенсации расходов, так и налоговый статус исполнителя — является ли он индивидуальным предпринимателем (ИП), самозанятым или физическим лицом без статуса ИП.

Исполнитель без статуса ИП или самозанятого

Если компенсация расходов на поездку включена в общую сумму вознаграждения: Работодатель обязан начислять страховые взносы с полной суммы вознаграждения, включая компенсацию командировочных расходов.
п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.
Если компенсация расходов на поездку выплачивается отдельно от вознаграждения: В этом случае работодателю не нужно начислять страховые взносы на сумму компенсации. Компенсация издержек подрядчика, предусмотренная Гражданским кодексом РФ (п. 2 ст. 709), признается отдельным видом выплаты, не подлежащим обложению страховыми взносами.
пп. 16 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ, абз. 11 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., письма Минфина России № 03-15-06/53442 от 21 августа 2017 г.
Исполнитель указан в договоре как самозанятый

Согласно общему правилу, сумма вознаграждения не облагается страховыми взносами, если компенсация за командировочные расходы включена в общую сумму вознаграждения и исполнитель выдал вам чек.
Письмо Минфина России № 03-04-06/76866 от 22 сентября 2021 г.
Законодательство не уточняет, что делать в случае, если компенсация выделена отдельно. В связи с этим для упрощения работы с самозанятыми рекомендуется включать сумму компенсации за служебные поездки в общую стоимость вознаграждения, чтобы избежать начисления страховых взносов.

Виды страховых взносов

Страховые взносы делятся на два основных типа:
  1. Взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование (включая страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).
  2. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Условия уплаты взносов

  • Обязательные пенсионные и медицинские взносы: Эти взносы начисляются на выплаты за оказание услуг, если исполнитель не является ИП или самозанятым. В этом случае они включаются в сумму вознаграждения, которое выплачивается за выполнение условий гражданско-правового договора.
  • Взносы на страхование от несчастных случаев: Эти взносы начисляются, если это указано в гражданско-правовом договоре между заказчиком и исполнителем.

Размер и порядок уплаты взносов

Компания обязана уплачивать обязательные страховые взносы с любого вознаграждения, выплачиваемого исполнителю. Это регулируется подпунктом 1.1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ. С 2023 года тариф взносов на пенсионное и медицинское страхование составляет 30% от суммы вознаграждения (п. 4 ст. 425 НК РФ). Однако это правило не применяется, если исполнитель является индивидуальным предпринимателем (ИП) или самозанятым, поскольку для таких категорий исполнителей страховые взносы уже уплачиваются самостоятельно.

Исключение для ИП

Если исполнитель имеет статус ИП, то он сам несёт ответственность за уплату страховых взносов, и компания не обязана их начислять и выплачивать за него. В таком случае все взносы, включая пенсионные и медицинские, а также страхование от несчастных случаев, должны быть уплачены исполнителем, если это предусмотрено его налоговым режимом.
Таким образом, необходимость уплаты страховых взносов зависит от того, как оформлены отношения с исполнителем и какой у него статус (ИП, самозанятый или физическое лицо).

Какие документы нужны для подтверждения расходов на командировку

Чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов, важно собрать все необходимые документы, подтверждающие расходы, даже если компенсация расходов уже включена в вознаграждение. Тем более это актуально, если компенсация выплачивается отдельно.

Также документы понадобятся в случае, если организация полностью берет на себя организацию поездки и оплачивает билеты, отели и другие расходы без участия исполнителя.

Для подтверждения командировочных расходов необходимо предоставить следующие документы:

  1. Договор об оказании гостиничных услуг или ваучер (документ, подтверждающий бронирование, направленный гостиницей на электронный адрес сотрудника).
  2. Акт об оказании гостиничных услуг — это подтверждение факта предоставления услуг проживания.
  3. Маршрутная квитанция и посадочный талон — документы, подтверждающие покупку и использование транспортных билетов (например, авиабилетов или билетов на поезд).
  4. Кассовые чеки — подтверждения расходов на питание, транспорт или другие необходимые услуги, оплаченные во время командировки.

Эти документы являются обязательными для корректного учета командировочных расходов и защиты интересов компании при возможных проверках.
2024-12-27 18:30 Охрана труда