Выплата премий работникам: условия, сроки, основания и порядок выплаты

Премирование сотрудников – это средство мотивации, направленное на поощрение дальнейших успехов. Работодатель таким образом вознаграждает подчиненных за качественное выполнение своих обязанностей, а также за дополнительные достижения.

Статья 191 Трудового кодекса России устанавливает, что работодатель имеет право поощрять сотрудников за качественное выполнение ими своих трудовых обязательств. Но как правильно оформить процесс премирования?

Сразу скажем, что работник должен быть проинформирован о наличии и условиях премирования еще на этапе трудоустройства. Это касается не только регулярных премий за выполнение служебных обязанностей, но и разовых выплат, таких как премии к важным личным событиям — свадьбе, рождению ребенка, окончанию учебного заведения и другим случаям.

Рассмотрим премию как способ поощрения сотрудников. В каких случаях работодатель имеет право ее выплатить, а когда обязан это сделать? Можно ли изменить условия трудового договора относительно выплаты премии? Какие налоги и взносы облагают премию? Как правильно оформить процесс ее выплаты?

Премия представляет собой элемент заработной платы, имеющий стимулирующий характер (ст. 129 Трудового кодекса РФ).

Процесс выплаты премий начинается только после оформления всех необходимых документов. Руководителю следует подготовить положение о премировании и утвердить приказ. Кроме того, из суммы премии будут удержаны НДФЛ и страховые взносы.

Что подразумевается под премией? Заработная плата работника состоит из нескольких компонентов:

1. Основная сумма (оклад);
2. Дополнительные выплаты (надбавки и доплаты, связанные с особенностями работы);
3. Стимулирующие выплаты (премии).

Оклад – это фиксированная сумма, которая выплачивается сотруднику неизменно. Дополнительные выплаты могут быть предусмотрены законодательством в зависимости от условий работы. В отличие от оклада, премии являются необязательными выплатами. Решение о премировании принимает работодатель, который также устанавливает условия и критерии для выплаты этих средств.

Регулярные премии

Это выплаты, которые увеличивают заработную плату сотрудника в целях мотивации. Они являются частью компенсационного пакета и зависят от выполнения установленных условий. Если условия не соблюдены, работодатель не обязан выплачивать премию. Регулярные премии начисляются по итогам определенного периода, который устанавливает руководитель. Отметим, что информация о таких премиях не всегда фиксируется в трудовой книжке.

Разовые премии

Единовременные премии — это выплаты за конкретные достижения или в связи с важными событиями, такими как юбилей или успешное выполнение значимого задания. Эти премии не входят в систему оплаты труда и не учитываются при расчете средней зарплаты. Однако разовые премии обязательно должны быть занесены в трудовую книжку, как указано в Письме Минтруда РФ от 24 декабря 2021 года № 14-2/ООГ-12263.

В отличие от регулярных премий, которые выплачиваются ежемесячно, разовая премия носит эпизодический характер. Такие премии могут быть назначены сотруднику за досрочно выполненный проект или по случаю важного события. Разовые (единовременные) премии выплачиваются не за определенный период, а в момент наступления события, как, например, завершение проекта или юбилей. В зависимости от причины вознаграждения различают два типа премий:

• Трудовые премии — они связаны с выдающимися результатами работы, такими как перевыполнение плана, внедрение новых технологий или выполнение работы, выходящей за рамки стандартных обязанностей.
• Социальные премии — эти выплаты приурочены к личным событиям сотрудника, таким как юбилеи, Новый год, Международный женский день и другие праздники.

Трудовые премии обычно выплачиваются регулярно — ежемесячно или ежеквартально, и поэтому с ними редко возникают вопросы, поскольку организации прописывают причины для их начисления в Положении о премировании. Это позволяет избежать проблем с налоговыми органами, и такие премии учитываются в расчетах по налогу на прибыль, так как они способствуют стимулированию труда сотрудников.

Разовые премии, в частности социальные, могут вызвать вопросы у налоговых органов, особенно если они не прописаны в Положении о премировании. Это может привести к проблемам с налоговыми проверками, так как такие выплаты не всегда учитываются в составе расходов компании.

Чтобы избежать проблем с налоговой службой, выплату разовых премий необходимо предусмотреть в одном из внутренних нормативных документов компании, например:

• В трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
• В коллективном договоре (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
• В Положении о премировании или Положении об оплате труда (ч. 2 ст. 135 ТК РФ, ст. 8 ТК РФ).

Если премия не будет зафиксирована в этих документах, налоговые органы могут не учесть её для уменьшения базы по налогу на прибыль. Согласно ст. 252 НК РФ, все расходы компании должны быть документально подтверждены.

Премии, прописанные в нормативных актах организации, считаются частью системы оплаты труда, если они связаны с трудовой деятельностью, и могут быть учтены при расчете среднего заработка. Если же премия является социальным вознаграждением, назначенным отдельным распоряжением руководства, она не входит в состав основных выплат, и её не учитывают при расчете среднего заработка.

Для начисления разовой премии работодатель должен издать приказ по форме Т-11 (или Т-11а, если премия выплачивается нескольким сотрудникам). В приказе должны быть указаны ФИО сотрудников, причастных к вознаграждению, причина премирования и сумма выплаты. Все указанные в приказе сотрудники должны быть ознакомлены с документом под роспись.

Важно, чтобы установленные условия премирования не противоречили трудовому законодательству. Однако сам порядок премирования не регламентируется в ТК, что дает работодателю полную свободу в определении правил.

Самым простым решением является прописать условия премирования в локальном нормативном акте, например, в Положении о премировании или Положении об оплате труда. В таких документах следует указать:

• виды премий, которые выплачиваются сотрудникам;
• категории работников, которые могут получать премии;
• размеры премий;
• критерии и показатели, по которым осуществляется премирование;
• сроки выплаты премий.

При этом Трудовой кодекс не предъявляет жестких требований к этим пунктам, оставляя их на усмотрение работодателя. Далее важно сослаться на этот локальный нормативный акт в трудовом договоре и ознакомить работников с его содержанием под роспись.

Компания имеет возможность установить порядок премирования сотрудников и в других внутренних документах, таких как трудовой договор (п. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ) или коллективный договор (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Менее удобным вариантом является включение условий премирования непосредственно в трудовые договоры с работниками. В этом случае, если работодатель решит изменить условия премирования, ему нужно будет либо согласовать изменения с сотрудниками, либо уведомить их за два месяца, как о смене условий труда (ст. 72, 74 ТК РФ).

Положение о премировании сотрудников предприятия, как правило, применяется ко всей организации и распространяется на всех работников. В этом документе должны быть указаны:

1. Общие сведения о праве на премирование.
2. Круг лиц, имеющих право на премию.
3. Частота премирования.
4. Критерии для начисления премий.
5. Размер премии или процентное соотношение к окладу.
6. Условия, при которых премия может быть снижена или не выплачена.

Для разных категорий сотрудников могут быть установлены различные сроки начисления премий. Например, сотрудники отдела продаж или филиалов могут получать премии раз в квартал, а работники производственных цехов — ежемесячно.

Иногда в правилах премирования указываются причины, по которым премия может быть уменьшена. Наиболее часто это связано с опозданиями, нарушением правил безопасности или ненадлежащим выполнением должностных обязанностей. Однако если работник был незаконно привлечен к дисциплинарной ответственности, суд может обязать работодателя выплатить невыплаченную премию. Поэтому важно, чтобы все действия по применению дисциплинарных мер были оформлены в строгом соответствии с трудовым законодательством.

Часто для получения премии работник должен выполнить определенные требования. Однако бывают случаи, когда премия является частью фиксированной зарплаты и выплачивается без привязки к каким-либо показателям или достижениям.

Для предотвращения возможных недоразумений с сотрудниками рекомендуется чётко прописать условия премирования в локальных нормативных актах, а не выплачивать премию автоматически каждый месяц.

В Положении о премировании могут быть указаны, например, следующие условия для получения премии:

• Добросовестное выполнение должностных обязанностей.
• Достижение поставленных целей или выполнение плана продаж.
• Привлечение новых клиентов.
• Заключение выгодных контрактов или успешное разрешение судебных дел.
• Положительные отзывы от клиентов и благодарности от контрагентов.
• Своевременная подготовка и сдача отчетности.
• Завершение задач раньше намеченного срока.
• Ответственность, креативный подход, отсутствие вредных привычек.

Также в Положении можно прописать причины, по которым премия может быть снижена или не выплачена, например:

• Невыполнение плана или задач в установленный срок.
• Недобросовестное выполнение трудовых обязанностей.
• Нарушения дисциплины или наличие дисциплинарных взысканий.
• Жалобы от клиентов или коллег.

Решение о том, является ли премия правом или обязанностью работодателя, принимается самим работодателем и фиксируется в локальных нормативных актах (ЛНА).

Если в ЛНА указано, что премия является необязательной выплатой, зависящей от оценки результатов работы сотрудника, финансовых показателей организации или других факторов, а также что её выплата определяется решением руководства, то такая премия считается правом работодателя.

Если же в ЛНА прописано, что премия является частью заработной платы, выплачивается ежемесячно или ежеквартально в фиксированном размере, то выплата премии становится обязательной для работодателя (ст. 22, 129, 191 ТК РФ).

Работодатели должны внимательно подходить к формулировке условий премирования в ЛНА и трудовых договорах. Необходимо чётко указать, кто имеет право на премию — все сотрудники или только определённые категории, а также предусмотреть конкретные критерии, при которых премия будет выплачена.

Если премия вводится как разовое вознаграждение, это также должно быть чётко отражено в ЛНА, чтобы не возникло недоразумений и она не стала систематической выплатой.

Важно отметить, что даже если в ЛНА не предусмотрены разовые премии, работодатель может по своему усмотрению выплачивать их, издав соответствующие приказы. Однако в таком случае существует риск, что такие премии не смогут быть учтены при налогообложении

Обычно премии выплачиваются за выполненные трудовые достижения или по итогам определенных показателей, что требует их предварительной оценки. Это значит, что для начисления премии необходимо учитывать результаты работы, а также выделить время на анализ этих показателей.

В связи с этим работодатель самостоятельно определяет в локальных нормативных актах сроки выплаты премий, которые могут начисляться по итогам месяца, квартала, года или другого промежутка времени. Например, премию за месяц можно установить так, чтобы она выплачивалась в следующем месяце в установленный день или в определенный интервал (например, с 15 по 25 число месяца).

Годовая премия, как правило, выплачивается после завершения года — например, в феврале или в конце марта следующего года.

Такая практика абсолютно законна и не противоречит Трудовому кодексу, что подтверждается разъяснениями Минтруда в письме от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293.

С точки зрения налогообложения премия является неотличимой от обычной заработной платы. На неё также необходимо удерживать НДФЛ по ставке 13%, а также начислять страховые взносы, независимо от того, какой вид премии выплачивается. Исключения составляют только премии, связанные с государственной или международной наградой в сферах науки, техники, образования, литературы и кино, как указано в Постановлении Правительства РФ от 06.02.2001 года.

Важно помнить, что для нерезидентов Российской Федерации ставка НДФЛ составляет 30%, что означает необходимость удержания всей суммы налога в размере 30% с премии.

Влияние премии на расчет среднего заработка

Средний заработок используется при расчете компенсации за командировки и отпускные. При его вычислении учитываются только премии, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Премии, выплачиваемые по случаю юбилеев или праздников, не включаются в расчет, так как они не имеют прямого отношения к трудовой деятельности, как указано в Письме Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1.