Как оформить дополнительную работу. Как лучше оформить дополнительную работу?

Работодатели нередко привлекают сотрудников к выполнению дополнительных обязанностей, поощряя их премиями. Однако законодательство требует, чтобы при расширении зоны обслуживания или увеличении объема работы выплачивалась именно доплата. Причем ее размер не может быть установлен единолично работодателем — он должен быть согласован с работником.

Оформить этот процесс корректно гораздо проще, чем может показаться. Разбираемся, как правильно оформить поручение дополнительной работы, в чем разница между увеличением объема обязанностей и расширением зоны обслуживания, а также предоставляем готовые образцы документов.

Если работник дает письменное согласие, ему может быть поручено выполнение дополнительных обязанностей в рамках рабочего дня или смены с соответствующей оплатой (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).

Дополнительной работой при увеличении объема обязанностей или расширении зон обслуживания считается выполнение тех же профессиональных функций, что предусмотрены основной должностью работника (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Например, если уборщику поручают поддержание чистоты в дополнительных помещениях, это является расширением зоны обслуживания. А если рабочему необходимо изготовить большее количество деталей без изменения функционала, то речь идет об увеличении объема работы.

Согласно разъяснениям Роструда, если планируется возложение дополнительных обязанностей в рамках той же должности, штатное расписание должно предусматривать несколько ставок по соответствующей профессии.

Однако если работник берется за выполнение иной оплачиваемой деятельности в свое свободное время, это уже считается совместительством и регулируется отдельной нормой — ст. 60.1 ТК РФ.

Как оформить расширение зон обслуживания или увеличение объема работ

Расширение зон обслуживания и увеличение объема работы — это форма дополнительной работы, когда сотрудникам поручаются дополнительные обязанности в рамках их основной профессии или должности.

• Расширение зоны обслуживания касается тех сотрудников, для которых в трудовом договоре прописаны конкретные участки или зоны обслуживания.
• Увеличение объема работы имеет место, когда объем работы, который должен выполнять сотрудник, определен в трудовом договоре.

Для официального оформления такого рода дополнительных обязанностей следует выполнить несколько шагов:

Приказ — для распоряжения сотруднику о выполнении дополнительных задач.
Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором следует указать:

• Срок выполнения дополнительной работы,
• Конкретное содержание и объем работы,
• Размер оплаты,
• Другие договоренности, согласованные между работодателем и работником.

Важный момент: форма дополнительного соглашения не установлена конкретно в законодательстве, но оно должно обязательно включать все важные условия, связанные с дополнительной работой. Соглашение подписывается обеими сторонами в двух экземплярах и становится неотъемлемой частью трудового договора.

В практике любого работодателя могут возникнуть ситуации, когда сотрудник по разным причинам отсутствует на рабочем месте, но при этом за ним сохраняется должность. Это может быть связано с отпуском, длительной болезнью или иными обстоятельствами. Чтобы работа не простаивала, можно воспользоваться несколькими вариантами:

Часто именно третий вариант кажется наиболее удобным: нет необходимости вводить нового человека в курс дела, а среди коллектива могут найтись сотрудники, желающие заработать больше. Однако у такого подхода есть серьезные риски.

Если работник, выполняющий дополнительную работу без оформления, допустит ошибку, влекущую негативные последствия для компании, привлечь его к ответственности не получится. Формально он не несет обязанности выполнять эти задачи, значит, и доказать его вину практически невозможно.

Кроме того, сотрудник может в любой момент оспорить требование выполнять дополнительные функции. Трудовой кодекс РФ (ст. 60) запрещает работодателю обязывать работника выполнять работу, не предусмотренную трудовым договором. Если он докажет факт принуждения, трудовая инспекция вправе наложить штраф:

Иногда сотрудник добровольно соглашается взять на себя дополнительные обязанности без документального оформления, не требуя доплаты. Это может быть вызвано страхом ухудшить отношения с руководством или желанием получить новый опыт для карьерного роста. Однако такой подход несет риски как для работника, так и для работодателя.

Чтобы избежать возможных проблем, работодателю следует юридически правильно оформить поручение дополнительной работы. Это потребует проведения ряда кадровых процедур, но в итоге защитит обе стороны от споров и нарушений законодательства.

Трудовое законодательство предлагает несколько вариантов документального оформления дополнительных обязанностей для сотрудников, чья трудовая деятельность выходит за рамки первоначального договора.

Работодатель может распределить дополнительные обязанности между сотрудниками несколькими способами:

• Совмещение должностей – когда сотрудник берет на себя функции по другой профессии или должности, которая не соответствует его основной, указанной в трудовом договоре.
• Расширение зоны обслуживания / увеличение объема работ – когда работнику поручают дополнительную работу в рамках его основной профессии или должности.

Обратите внимание: согласно разъяснениям Роструда (письмо от 19.02.2021 № ПГ/01549-6-1), работа в условиях совмещения должностей считается отклоняющейся от стандартных условий труда.

Ключевые моменты при оформлении

• Дополнительные обязанности не могут быть навязаны – сотрудник должен дать письменное согласие.
• Выполнение дополнительных функций должно быть оплачено.
• Работник продолжает выполнять свою основную работу – новые задачи не освобождают его от текущих обязанностей.
• Должность или профессия, по которой назначается дополнительная работа, должна быть указана в штатном расписании.

Документальное оформление

✔ Подготовить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
✔ Издать приказ о совмещении или увеличении объема работ.

Таким образом, корректное оформление позволит работодателю перераспределять нагрузку среди сотрудников без нарушения их прав и норм Трудового кодекса.

Возможные сценарии:

Сотрудник продолжает выполнять основную работу, дополняя ее новыми обязанностями.
В этом случае возможны два варианта оформления:

Сотрудник временно не выполняет основную работу и переходит на другую должность.
Это оформляется временным переводом (ст. 72.2 ТК РФ), однако такой вариант не подходит для совмещения обязанностей, так как основная работа при этом прекращается.

Таким образом, для корректного оформления дополнительной работы можно выбрать либо внутреннее совместительство, либо совмещение должностей. Оба варианта имеют свои нюансы, которые важно учитывать.

Согласно ст. 60.1 ТК РФ, сотрудник может заключать трудовые договоры на выполнение дополнительной работы как у своего работодателя (внутреннее совместительство), так и у сторонних компаний (внешнее совместительство).

Основные особенности внутреннего совместительства:

Недостаток: продление общего рабочего времени, что может не устроить сотрудника.

При совмещении (ст. 60.2 ТК РФ) сотрудник берет на себя дополнительные обязанности в рамках своего рабочего дня.

Основные характеристики:

Если дополнительная работа касается тех же обязанностей, но в большем объеме, это называется расширением зоны обслуживания. Если же сотрудник берет на себя функции другой должности, это является совмещением должностей.

Если необходимо временно распределить обязанности отсутствующего сотрудника, это следует оформить официально. Для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Что предусматривает дополнительное соглашение?

✔ Сотрудник принимает на себя дополнительные обязанности наряду с основной работой, предусмотренной трудовым договором.
✔ Дополнительные функции выполняются в пределах установленного рабочего дня (смены).
✔ Работодатель устанавливает дополнительную оплату за выполнение возложенных обязанностей.

Данный порядок подтверждается письмом Минтруда России от 12.07.2021 № 14-1/ООГ-6636, в котором разъясняются нюансы совмещения должностей и порядок его оформления.

Важно помнить:

• Совмещение возможно только с письменного согласия работника.
• Размер доплаты определяется по соглашению сторон.
• Отдельный учет рабочего времени по совмещаемой должности не ведется.

Правильное документальное оформление совмещения исключит риски споров с сотрудником и возможные претензии со стороны инспекции труда.

Нужно ли знакомить работника с должностной инструкцией при совмещении?

Сотрудник обязан выполнять только те трудовые функции, которые возложены на него в рамках его должности. Эти обязанности фиксируются в должностной инструкции, которая определяет его задачи, ответственность и полномочия. При совмещении должностей перечень дополнительных обязанностей фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору. Именно этот документ определяет, какие функции сотрудник будет выполнять в дополнение к своей основной работе.

Обязательно ли знакомить работника с должностной инструкцией по совмещаемой должности?

Нет, не требуется. Объяснение простое:

✔ Сотрудник выполняет не все обязанности, предусмотренные для штатного работника по этой должности, а лишь определенный объем работ.
✔ Все необходимые функции уже перечислены в дополнительном соглашении, поэтому ознакомление с полной должностной инструкцией избыточно.

Достаточно чётко прописать перечень поручаемых обязанностей в соглашении — это обеспечит корректное оформление совмещения без необходимости ознакомления с полной инструкцией.

На практике работодатели чаще выбирают совмещение, так как оно позволяет оперативно перераспределять обязанности без сложных юридических процедур.

Дополнительные обязанности могут быть возложены на сотрудника только с его письменного согласия (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель не имеет права принуждать работника к выполнению дополнительной работы или применять к нему меры дисциплинарного взыскания за отказ.

Некоторые работодатели пытаются обойти этот принцип, включая в трудовые договоры и должностные инструкции формулировки вроде «выполнение иных поручений руководителя». Однако такие действия незаконны — сотрудник обязан выполнять только ту работу, которая соответствует его трудовой функции.

Работодатель вправе устанавливать содержание и объем дополнительных обязанностей, но только с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ).

Варианты распределения обязанностей отсутствующего сотрудника:

• На одного сотрудника – если он берет на себя полный функционал отсутствующего коллеги.
• На нескольких сотрудников – если нагрузка делится между несколькими работниками.

Если работник временно освобождается от своих основных обязанностей для выполнения других функций, это уже временный перевод (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ), а не дополнительная работа. Если же новые задачи выполняются параллельно с основной работой, речь идет о совмещении должностей или расширении зоны обслуживания.

Срок определяется работодателем совместно с работником и обязательно фиксируется в письменной форме (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ).

• Работник вправе отказаться от дополнительной работы в любой момент, предупредив работодателя письменно не позднее чем за три рабочих дня.
• Работодатель также может отменить поручение о дополнительной работе, уведомив работника за аналогичный срок (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

При соблюдении всех формальностей дополнительные обязанности не только не нарушают права сотрудника, но и позволяют работодателю гибко перераспределять рабочие задачи.

При совмещении должностей, расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или выполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором, работнику полагается доплата. Это закреплено в первой части статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок расчета доплаты устанавливаются по соглашению между работником и работодателем.

Как указано в письме Роструда от 27 декабря 2024 г. № ПГ/26659-6-1, дополнительная работа должна оплачивать именно в виде доплаты, а не премии. Выплата единовременной премии при увеличении объема работы противоречит нормам трудового законодательства.