Должностная инструкция. Правила составления и утверждения

Должностная инструкция — это документ, в котором указаны требования к квалификации работника на определённой должности, его полномочия, обязанности, ответственность, права и способы поощрения.

Должностную инструкцию оформляют как приложение к трудовому договору или как отдельный документ. Новых сотрудников обязательно знакомят с инструкцией, соответствующей их должности.

В Трудовом кодексе нет требования составлять должностные инструкции, и за их отсутствие не предусмотрены санкции. Тем не менее, этот документ полезен как работодателю, так и работнику.

Должностная инструкция — это документ, в котором подробно описываются обязанности и ответственность работника на определённой должности. В должностной инструкции также указываются полномочия работника, его права и требования к квалификации.

Должностная инструкция — это локальный документ, который разрабатывается с учётом целей и задач конкретной организации или должности. В разных организациях такие документы могут называться по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент и т. д. Интересен тот факт, что упоминания о должностной инструкции не содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации, а порядок её составления не урегулирован нормативными правовыми актами.

Как уточняется в Письме Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1, работодатель самостоятельно решает, как оформить и утвердить должностную инструкцию, а также как вносить в неё изменения. Ведомство обращает внимание на то, что должностная инструкция может быть либо приложением к трудовому договору, либо самостоятельным документом.

Для каждой должности, указанной в штатном расписании, разрабатывается должностная инструкция. Единый квалификационный справочник должностей может служить источником информации при её создании.

Должностные инструкции бывают двух видов:

• Индивидуальные — применяются, когда несколько сотрудников занимают одинаковые должности, но выполняют различные задачи. В таких инструкциях указывается имя конкретного сотрудника и его обязанности.
• Типовые — используются, когда все сотрудники на одной должности могут заменять друг друга и выполняют одинаковые задачи.

Обычно должностную инструкцию составляют руководители подразделений. Также к этому процессу могут привлекаться HR-менеджеры и юристы.

После того как должностная инструкция готова, её утверждают приказом руководителя. Затем сотрудников знакомят с инструкцией под подпись. Если сотрудник отказывается подписывать документ, это оформляется актом. Работник, который не был ознакомлен с инструкцией, не может быть привлечён к ответственности за её неисполнение.

Должностная инструкция играет важную роль, особенно при составлении объявления о вакансии. Она содержит информацию о подчинённости, круге обязанностей и квалификационных требованиях к кандидатам на вакантную должность.

Также должностная инструкция помогает правильно составить отказ в заключении трудового договора, если кандидат обратился за письменным отказом.

Одна из главных функций должностной инструкции — разрешение конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Этот документ используют при возникновении индивидуальных трудовых споров в суде или других органах, которые контролируют соблюдение трудового законодательства РФ.

Если должностной инструкции нет, то обязанности сотрудника обязательно должны быть прописаны в трудовом договоре.

• Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, поэтому работодатель сам решает, как её оформлять и изменять.

• При составлении должностной инструкции можно опираться на Квалификационные справочники и Профессиональные стандарты, которые приняты и действуют на территории РФ. Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер, а Профессиональные стандарты обязательны не для всех. Поэтому работодатель вправе установить собственные квалификационные требования к должности и должностные обязанности с учётом специфики своей деятельности.

• Теоретически должностная инструкция составляется на должность, а практически — на сотрудника, который уже работает.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

• область применения;
• общие положения;
• предмет ведения и трудовая функция (может быть объединён с разделом «Обязанности и права»);
• обязанности и права;
• ответственность;
• требования к квалификации и навыкам;
• заключительные положения.

В разделе «Область применения» указываются требования к содержанию должностной инструкции применительно к конкретной должности.

В разделе «Общие положения» указываются:

• правовые источники, на основе которых разработана должностная инструкция;
• категория, к которой относится описанная в должностной инструкции должность;
• основные показатели уровня квалификации;
• документы, которыми должен руководствоваться работник при исполнении своих должностных обязанностей;
• подчиненность.

В разделе «Предмет ведения и трудовая функция» указываются:

• основные процессы, участие в которых вменяется в обязанности работнику;
• основные задачи в профессиональной деятельности, решение которых требуется от работника при исполнении должностных обязанностей;
• подчиненные подразделения.

В разделе «Обязанности и права» указываются конкретные обязанности и права работника.

Для работников, не относящихся к категории руководителей, вместо раздела «Предмет ведения и трудовая функция» формируется единый раздел под наименованием «Трудовая функция», объединяющий описание основных задач в профессиональной деятельности с содержанием обязанностей и прав работника по занимаемой должности.

В разделе «Ответственность» указываются формы и меры ответственности, применяемые при исполнении работником должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации и навыкам» указываются:

• требования к уровню образования и стажу работы;
• требования к уровню знаний, необходимых для занятия должности;
• требования к профессиональным навыкам.

В разделе «Заключительные положения» указываются обстоятельства, при которых осуществляется ознакомление работника с должностной инструкцией, и форма фиксации факта ознакомления с должностной инструкцией. Раздел заканчивается листом ознакомления.