Любой работодатель прекрасно осознает: пренебрежение требованиями охраны труда может обернуться серьезными последствиями. Разберемся, какие именно документы в сфере ОТ обязательно должны быть в компании, ведь при проверке инспектор ГИТ обязательно запросит их.

Изображение от senivpetro на Freepik

Что представляют собой документы по охране труда

Документация по охране труда – это совокупность регламентирующих актов, инструкций, учетных журналов и других материалов, необходимых для соблюдения требований безопасности на предприятии. Эти документы являются основой для выстраивания эффективной системы профилактики производственных рисков, снижения травматизма и предотвращения профессиональных заболеваний.

С 2025 года особое внимание уделяется не только наличию обязательных документов, но и их своевременному обновлению в соответствии с актуальными нормативными требованиями и изменениями в законодательстве.

Законодательство не содержит четкого списка документов, которые должны быть в организации для обеспечения охраны труда. Однако на практике проверяющие органы обычно требуют целый ряд документов. Среди них – инструкции по безопасности, журналы учета проведенных инструктажей, правила охраны труда, внутренние положения, документы по специальной оценке условий труда (СОУТ), приказ о назначении ответственного за ОТ, а также журнал регистрации микротравм и несчастных случаев.

Список документов, необходимых для охраны труда, определяется спецификой деятельности организации. При этом важно своевременно учитывать все изменения в законодательстве, поскольку они могут повлиять на перечень обязательных документов. Например, обновление норм по обеспечению работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ) потребует внесения корректировок в документацию и выпуска дополнительных распоряжений. Далее в статье рассмотрим, какие документы по охране труда являются обязательными для любой компании.

Какие документы по охране труда необходимы в организации?

Соблюдение норм охраны труда – ключевая обязанность работодателя. Именно он несет ответственность за обеспечение безопасных условий работы для сотрудников. Если работники не проходят инструктажи, медицинские осмотры, а также не обеспечены индивидуальными и коллективными средствами защиты, отвечать за это придется работодателю.

В организациях, где численность персонала превышает 50 человек, создание службы охраны труда – обязательное требование законодательства. И это касается не только производственных предприятий, но и офисов, где сотрудники трудятся в комфортных условиях. Если же штат компании меньше, ответственность за охрану труда можно возложить на одного из работников, оформив совмещение должностей.

Необходимая документация по охране труда на предприятии

Законодательство не устанавливает строго унифицированного списка документов, обязательных для охраны труда на предприятии. По этой причине у руководителей и кадровых специалистов нередко возникают вопросы: какие бумаги может потребовать инспектор в ходе проверки? Где найти образцы инструкций, положений и других нормативных актов? Как правильно утвердить необходимую документацию?

Несмотря на отсутствие единого перечня, из действующих норм можно выделить базовые документы, которые должны быть в любой организации:

Положение о системе управления охраной труда;
Инструкции по охране труда для всех штатных должностей и профессий;
Программы инструктажей и журналы их регистрации (вводные, первичные, повторные, целевые, внеплановые);
Протоколы проверки знаний требований охраны труда;
Приказы и распоряжения, утверждающие инструкции, а также назначающие ответственных за охрану труда, пожарную безопасность, обучение безопасным методам работы и выдачу средств индивидуальной защиты (СИЗ);
Журнал учета несчастных случаев;
Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ).

Если на предприятии создана служба охраны труда, дополнительно оформляется приказ о её создании (в соответствии с приказом Минтруда от 31.01.2022 № 37). В небольших компаниях, где специализированная служба отсутствует, функции по обеспечению охраны труда часто берет на себя руководитель. В этом случае издается приказ о возложении обязанностей на него самого, к которому прилагаются документы, подтверждающие его прохождение соответствующего обучения.

Ключевые категории документов по охране труда

Документы, связанные с охраной труда, формируют основу для обеспечения безопасности работников и соблюдения законодательных норм. Они подразделяются на несколько основных групп.

Организационные документы

Эти материалы определяют структуру и порядок функционирования системы охраны труда в компании. В их состав входят:

Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) – описывает механизм работы службы охраны труда, её обязанности и полномочия.
Приказы по охране труда – регулируют проведение инструктажей, назначение ответственных лиц, утверждение графиков обучения.
Программы обучения и проверки знаний – разрабатываются для различных категорий сотрудников, включая новые кадры и руководящий состав.

Нормативные и регламентирующие документы

Эта группа документов устанавливает требования к охране труда и безопасности на предприятии:

Инструкции по охране труда – разрабатываются для каждой должности или вида работ с учетом отраслевых стандартов.
Реестр нормативных правовых актов – содержит перечень законов, постановлений и иных обязательных норм.
Локальные нормативные акты – регулируют дополнительные меры по охране труда, включая льготы и компенсации за работу во вредных условиях.

Документы по инструктажу

Каждое предприятие обязано вести учет проведенных инструктажей. В список обязательных документов входят:

Журналы регистрации инструктажей – фиксируют факт проведения вводного, первичного, повторного и внепланового инструктажа.
Программы инструктажей – разрабатываются для различных категорий сотрудников в зависимости от их функциональных обязанностей.

Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)

Процедура СОУТ необходима для выявления вредных и опасных факторов на рабочих местах. К обязательной документации относятся:

Отчет о проведении СОУТ – отражает условия труда на каждом рабочем месте.
Сводная ведомость результатов СОУТ – содержит данные о классификации рабочих мест по уровню риска.
Перечень мероприятий по улучшению условий труда – формируется на основе выявленных нарушений и рисков.

Дополнительная документация

Перечень основных документов не является исчерпывающим — в зависимости от специфики деятельности предприятия он может дополняться:

Если сотрудники проходят обязательные медосмотры, требуется наличие договоров с медучреждением, графиков прохождения обследований, соответствующих приказов и положений.
При использовании средств индивидуальной защиты (СИЗ) необходимо оформлять учетные карточки работников, приказы о выдаче спецодежды, инструкции по их применению.
Для предприятий с опасными видами работ (например, на высоковольтных электроустановках) инспектор запросит приказы о допуске сотрудников к самостоятельной работе и документы, подтверждающие их квалификацию и группы допуска.

Кроме того, учреждения с особой спецификой — школы, больницы, санаторно-курортные организации — обязаны учитывать дополнительные требования по охране труда, регулирующие их сферу деятельности.

Какие документы по охране труда необходимы в организации согласно Трудовому кодексу

Трудовой кодекс не содержит исчерпывающего списка документов, обязательных для охраны труда. Однако в статьях 209 и 214 ТК РФ упоминаются правила и инструкции по охране труда, которые должны быть в каждой организации. Исключение составляют случаи, когда работодатели используют инструкции, учитывающие требования нормативных правил, утвержденных Минтрудом. В такой ситуации можно ограничиться только инструкциями, не разрабатывая отдельные правила (письмо Минтруда от 27.12.2021 № 15-2/ООГ-3549).

При создании инструкций следует ориентироваться на приказ Минтруда № 772н, который определяет требования к их разработке.

Как определить необходимый перечень документов по охране труда

Для понимания, какие именно документы нужно оформить в конкретной компании, стоит исходить из списка обязательных мероприятий по охране труда.

Определите, какие мероприятия по охране труда актуальны для вашей организации

К основным мероприятиям в сфере ОТ относятся:

специальная оценка условий труда (СОУТ);
анализ профессиональных рисков;
проведение медицинских осмотров сотрудников;
обучение персонала по охране труда;
учет и расследование микротравм, несчастных случаев и профзаболеваний;
обеспечение работников средствами индивидуальной и коллективной защиты (СИЗ).

Не все мероприятия актуальны для каждой компании. Например, если сотрудники не контактируют с вредными веществами, не работают в экстремальных температурах или иных неблагоприятных условиях, выдача СИЗ может не потребоваться. Однако проведение спецоценки условий труда является обязательным для всех работодателей, а значит, понадобится оформить соответствующие документы.

Чтобы определить перечень необходимых мероприятий, изучите раздел X Трудового кодекса, в котором описаны основные требования по охране труда.

Изучите нормативные акты, регулирующие конкретные мероприятия

В большинстве случаев нормативно-правовые акты (НПА) содержат перечень документов, которые необходимо оформить при реализации тех или иных мероприятий.

Пример: если требуется провести вводный инструктаж для новых сотрудников, необходимо оформить (п. 11, 88 Правил № 2464):

приказ о проведении инструктажа и назначении ответственного за его проведение;
программу инструктажа;
журнал учета инструктажей, в котором фиксируется факт его прохождения (письмо Минтруда от 30.05.2022 № 15-2/В-1677).

Аналогичным образом для других мероприятий разрабатываются отдельные документы, соответствующие требованиям законодательства.

Проверьте себя с помощью чек-листов

При проведении проверок инспекторы ГИТ руководствуются перечнем контрольных вопросов, утвержденным приказом Роструда № 20. Чтобы избежать недочетов и минимизировать риск административной ответственности, работодателям следует заранее ознакомиться с этими чек-листами. Такой подход поможет убедиться, что вся необходимая документация по охране труда оформлена правильно и в полном объеме.

Скачать Приказ от 1 февраля 2022 г. № 20 "Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов .."

Учитывайте изменения и проверяйте актуальность шаблонов

Использование готовых шаблонов документов по охране труда из интернета может быть рискованным — они часто не соответствуют актуальному законодательству. В 2024 году вступили в силу новые нормативные акты, которые изменили:

правила проведения специальной оценки условий труда (СОУТ);
требования к аптечкам первой помощи и порядок ее оказания;
регламент расследования и оформления несчастных случаев.

Чтобы избежать ошибок, при подготовке документации необходимо проверять актуальные редакции нормативных актов и вносить изменения в соответствии с последними требованиями законодательства.

Список обязательной документации по охране труда на предприятии

Каждая организация должна иметь определенный набор документов, обеспечивающих соблюдение требований охраны труда. Минимально необходимый список включает:

Приказ о распределении обязанностей в сфере охраны труда и назначении ответственных лиц.
Положение о системе управления охраной труда (СУОТ).
Программы инструктажей и журналы учета их проведения.
Инструкции по охране труда для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
График обучения ответственных сотрудников по охране труда.
Планы мероприятий по обеспечению безопасности труда, включая обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ), проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценки профессиональных рисков (ОПР).
Документы, подтверждающие результаты проверок и аудитов в сфере ОТ.
Протоколы СОУТ и ОПР.
Документы, связанные с проведением медицинских осмотров работников.
Реестр нормативных правовых актов по охране труда, доступный для ознакомления сотрудникам.
Положение о взаимодействии с подрядными организациями (при наличии сторонних подрядчиков).
Проектная и эксплуатационная документация на здания и сооружения, а также сертификаты на используемые СИЗ.

Полный перечень документов определяется особенностями деятельности компании. Основное правило: чем выше уровень профессиональных рисков и опасных факторов на рабочих местах, тем объемнее будет комплект обязательной документации.

Обновленные требования к документам по охране труда в 2025 году

Переход на электронный документооборот

Согласно новым правилам, компании с численностью сотрудников более 50 человек обязаны перейти на электронный документооборот в сфере охраны труда. Это упростит доступ к документам и контроль со стороны проверяющих органов.

Регулярное обновление инструкций

В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 2464 от 26.12.2022, инструкции по охране труда должны пересматриваться не реже одного раза в пять лет. В 2025 году многие компании обязаны актуализировать свои документы в связи с изменениями в законодательстве.

Индивидуализированный подход к обучению

Нововведения требуют внедрения персонализированных программ обучения, учитывающих оценку профессиональных рисков. Теперь работодатели должны формировать перечень рабочих операций с указанием потенциальных угроз и разрабатывать специализированные учебные материалы для каждой группы сотрудников.

Соблюдение новых требований позволит работодателям избежать штрафов и создать безопасные условия труда для персонала.

Охрана труда - что должно быть в организации обязательно?